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会议预算

发布时间:2012-7-3 16:49:31 发布人:会议度假网

  会议预算包括以下几个方面:

   一、住宿费用:对于一次会议来说,住宿费是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、一次性换洗衣物、互联网、洗换、迷你吧酒水、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

  二、用餐费用:会议的用餐费用有时很简单,有时有很复杂,这主要决定于会议议程需要及会议目的。

    1、会议会场茶歇:会议会场茶歇费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要而外的预算。大部分情况下,茶歇的种类分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

    2、会议时的酒水及服务费:通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。

    3、早餐:早餐通常是自助餐,但是也可以采取围桌式就餐,费用按人数计算即可。

    4、中餐及午餐:中餐及午餐基本属于正餐,可以采取人数预算:自助餐形式,按桌预算:围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

    5、联谊酒会或舞会:事实上,联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定好餐标与规模,预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持,其预算可能需要比较长的时间确认。

  三、会议室费用:

    1、会议场地租金:通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内:比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

    2、会议设施租赁费用:此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求,否则可能影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。

    3、会场布置费用:如果不是特殊要求,通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。

    4、其他支持费用:这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

  对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议。

    四、会议视听设备:会议视听设备的费用通常可以忽略,除非会议在室外进行,如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括:

     1、设备本身的租赁费用,通常按天计算。

     2、设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用,可让会展服务商代理。

     3、音源:主要是背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可自带,也可委托代理。

     4、演员及节目:通常可以选定节目后按场次计算:预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出,那预算就很简单,与观看表演的人数正相关:专场或包场除外。

   5、其他:点心、水果及调制色酒。

  五、交通费用:

    1、出发地至会务地的交通费用:包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通。

    2、会议期间交通费用:主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

    3、欢送交通及返程交通:包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

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